به بیان ساده، این دستیار، یک وبسایت مجهز به هوش مصنوعی است که به بازدیدکنندگان برای یک بازدید هوشمند و هدفمند کمک می‌کند؛ یک عامل هوشمند تحت وب (AI Agent) که بر دانش تخصصی حوزه نفت و حفاری و همچنین داده‌های مورد تأیید نمایشگاه مسلط است؛ اطلاعات شرکت‌ها، کالاها، سالن‌ها، موضوعات تخصصی و غیره، همگی در حافظه داده‌ای آن حضور دارند و این دستیار، بر اساس آن‌ها، طیف متنوع بازدیدکنندگان، از خبرنگاران و اهالی رسانه تا فعالان صنعتی، دانشگاهیان و علاقمندان عمومی را برای کسب اطلاعات مختلف از نمایشگاه یاری می‌دهد و با تلفیق شناخت فنی و دانش علمی از یک سو و خدمات و محصولات ارائه‌شده در نمایشگاه از سوی دیگر، یک بازدید کارآمد و سودمند را برای افراد با سطوح تخصص مختلف رقم می‌زند. باید به این موضوع هم اشاره کرد که این دستیار، به هر زبانی گفت‌وگو می‌کند و در هر نقطه از جهان و در هر ساعتی از شبانه‌روز، آماده سرویس‌دهی است.

طراحی این دستیار، بدون الگوبرداری از هیچ نمونه داخلی یا خارجی و مشخصاً بر پایه «نیازسنجی‌های دقیق»، «مطالعه روندهای جهانی» و «اجرای برنامه‌های تحقیق و توسعه»، به‌صورت کاملاً «درون‌زا و مستقل» شکل گرفت. پیاده‌سازی این ایده نیز توسط یک استارتاپ جوان، پویا و باانگیزه انجام شد که توانست ظرفیت‌های موجود را به یک محصول عملیاتی تبدیل کند. شایان ذکر است هرچند با توجه به شتاب‌ روزافزون تحولات دیجیتالی در تمامی عرصه‌های زندگی، شکل‌گیری طرح‌های مشابه در دیگر مراکز نمایشگاهی دنیا محتمل و طبیعی است، اما تا این لحظه نمونه‌ای با ویژگی‌ها و کارکردهای این دستیار و بویژه با فاصله‌ی زمانی انتشار آن از رویداد مربوطه، شناسایی نشده و تنها یک نمایشگاه پیشرو در آلمان و یک نمایشگاه هنری در ایالات متحده، طرحی نزدیک به این ایده را اجرا کرده‌اند. پس همانطور که گفته شد، مسیر طراحی این سامانه، نه تقلیدی یا لوکس و تبلیغاتی، بلکه بر بنیان شناخت دقیق نیازهای واقعی استوار بوده است.

پیش از راه‌اندازی این دستیار هوشمند، بیشتر «نیازهای اطلاعاتی» بازدیدکنندگان و حتی خود غرفه‌داران از طریق روش‌های سنتی و زمان‌بر برطرف می‌شد. بازدیدکنندگان معمولاً می‌بایست در میان چندین فایل، کتاب، نقشه‌ کاغذی، فهرست غرفه‌داران، کانال‌های اطلاع‌رسانی متعدد و پیام‌های پراکنده جست‌وجو می‌کردند تا شرکت یا محصولی را که می‌خواستند پیدا کنند. بسیاری از اطلاعات هم فقط به‌صورت شفاهی و از طریق باجه‌های اطلاعات نمایشگاه یا کارکنان سالن‌ها منتقل می‌شد که هم دقت محدودی داشت و هم با افزایش حجم پرسش‌ها غیرقابل مدیریت می‌شد. از طرفی، غرفه‌داران برای دیده‌شدن و یافتن مشتری مناسب به بازدیدهای اتفاقی یا پرس‌وجوهای سنتی وابسته بودند و راهی برای ارائه پاسخ فوری، دقیق و شخصی‌سازی‌شده به مخاطبان وجود نداشت. در عمل، بخش زیادی از زمان و انرژی بازدیدکننده صرف یافتن مسیر صحیح، کشف شرکت‌های مرتبط و مقایسه دستی اطلاعات می‌شد. دستیار هوشمند، دقیقاً همین چرخه پرهزینه، کند و گسسته را حذف کرده و آن را به یک تجربه یکپارچه، سریع و هوشمند تبدیل کرده است.

دستیار هوشمند نمایشگاه نفت خوزستان با چت‌بات‌های رایج تفاوت ساختاری دارد. چت‌بات‌ها معمولاً فقط متن‌های آماده را به شیوه‌های مختلف بازگو می‌کنند؛ اما این عامل هوشمند دارای «هویت عملیاتی» است و توان بازیابی فعال و تصمیم‌سازی دارد. او نه‌تنها اطلاعات را ارائه می‌دهد، بلکه با درک عمیق بافت مکالمه، مقصود و هدف کاربر را ارزیابی می‌کند، مقایسه انجام می‌دهد، و پاسخ‌ها را متناسب با نیاز و سطح تخصص او تولید می‌کند. این تفاوت، مرز میان یک ابزار اطلاع‌رسانی ساده و یک «سامانه تصمیم‌یار» واقعی را مشخص می‌سازد.

نمایشگاه بین‌المللی خوزستان آگاهانه از معرفی یک نام یا برند مستقل برای این دستیار خودداری کرده است؛ این تصمیم آگاهانه از این منطق نشأت می‌گیرد که این دستیار بخشی از خود نمایشگاه است و هدف آن، ارتقای کیفیت نمایشگاه نفت خوزستان (به‌عنوان بزرگ‌ترین نمایشگاه ساخت داخل کشور) از طریق ارائه‌ی یک خدمت کارآمد و حتی تعریف یک «استاندارد جدید» در خدمات نمایشگاهی بوده است. به بیان دیگر، این اقدام نشان‌دهنده حرکت نمایشگاه نفت خوزستان در مسیر تطبیق با فناوری‌های روز و ورود جدی به عصر دیجیتال است؛ حرکتی که به‌جای افزودن لایه‌های تبلیغاتی، بر ارتقای واقعی فرآیندها، بهبود کیفیت تعاملات و افزایش رضایت بازدیدکنندگان با بهره‌گیری از فناوری‌های نوین تمرکز دارد. چنین استانداردی تعریفی روشن‌تر از نمایشگاه مدرن ارائه می‌دهد: نمایشگاهی که خدمت ارائه می‌دهد، نه اینکه صرفاً برگزار شود؛ و مخاطب را اقناع می‌کند، نه اینکه تنها میزبان او باشد.

نمایشگاه نفت، برند نمایشگاهی استان خوزستان و بزرگترین نمایشگاه ساخت داخل کشور است و از نظر نسبت مشارکت‌کنندگان، بزرگترین گردهمایی شرکت‌های دانش‌بنیان در یک نمایشگاه تخصصی محسوب می‌شود. علاوه بر این جایگاه مهم، نمایشگاه نفت خوزستان به‌دلیل نظم ویژه در برگزاری و آمادگی زودهنگام، توان عملیاتی بی‌نظیری برای اجرای این پروژه فراهم نمود. این نمایشگاه همواره پیشرو در برنامه‌ریزی دقیق بوده و ترکیب شرکت‌کنندگان، جانمایی سالن‌ها و نقشه هر دوره، ماه‌ها پیش از برگزاری مشخص می‌شود. همین «نظم اجرایی» و آماده‌سازی از مدت‌ها قبل، فرصت ارزشمندی در اختیار تیم فنی قرار داد تا با توسعه محصول و با به‌روزرسانی‌های مستمر، بهترین نسخه از این دستیار را دو ماه قبل از نمایشگاه آماده کرده و بیشترین تجربه عملیاتی را از اجرای چنین طرحی کسب کنند. نتیجه این فرایند، نه‌تنها به موفقیت پروژه در خوزستان انجامید، بلکه تیم فنی با کسب تجربه لازم، نشان داد می‌توان برای سایر رویدادها، حتی آن‌هایی که زمان آماده‌سازی محدودتری دارند، سامانه‌ای مشابه را متناسب با شرایط همان رویداد راه‌اندازی کرد. به این ترتیب، نمایشگاه نفت خوزستان یک پایلوت موفق و الگویی عملی برای این طرح در کشور به شمار می‌آید.

تعامل کاربر با دستیار، درست مانند گفت‌وگو با یک راهنمای انسانی است کاملاً بر نمایشگاه تسلط دارد. بازدیدکننده بدون نیاز به نصب برنامه یا حتی هرگونه ثبت‌نام، از دو ماه  قبل از نمایشگاه، تا چند ماه پس از آن، می‌تواند با هر کدام از مرورگرهای اینترنت، وارد سایت ahvazoilshow.info شود و از طریق یک صفحه گفت‌وگو، هر سؤالی که در خصوص نمایشگاه دارد، مطرح کند؛ مثلاً بپرسد: «شرکت‌های فعال در تجهیزات حفاری کدام‌اند؟»، «بهترین مسیر بازدید از سالن کارون چیست؟»، «ساعت کار نمایشگاه چگونه است؟» یا حتی بپرسد «برای کنترل خوردگی پمپ‌های درون‌چاهی چه راهکاری مناسب است؟» و بعد بپرسد «برای حل این مشکل، از کدام غرفه‌ها می‌توانم کمک بگیرم؟». دستیار، بدون نیاز به منو یا انتخاب‌های پیچیده و تودرتو، راهنمایی لازم و تحلیلی را، با توجه به سطح تخصص مخاطب، به زبان ساده یا فنی و در عرض تنها چند ثانیه ارائه می‌دهد. این نخستین‌بار در ایران و اکثر کشورها است که بازدیدکننده، به‌جای جست‌وجوی فهرست‌ها و فایل‌ها، با گفت‌وگوی زبانی به پاسخ دقیق می‌رسد.

دستیار هوشمند با حذف سردرگمی‌های معمول در نمایشگاه‌ها، تجربه‌ای هدفمند و دقیق را جایگزین جست‌وجوی تصادفی کرده است. بازدیدکننده اکنون در مدت کوتاهی می‌تواند شرکت‌های مورد نظر خود را پیدا کند، برنامه و مسیر بهینه بازدید را تنظیم نماید و با شناخت کامل وارد نمایشگاه و سالن‌ها شود. این تغییر ظاهراً ساده، در عمل موجب «ارتقای تجربه‌ی بازدیدکننده»، رشد کیفیت تعامل، گسترش بازده زمانی نمایشگاه و افزایش رضایت مخاطبان خواهد شد. 

غرفه‌دارانی که پیش‌تر به‌صورت سنتی منتظر مراجعه‌ی بازدیدکننده‌ی مناسب می‌ماندند، اکنون با کمک این دستیار، با افرادی روبه‌رو می‌شوند که از پیش با محصولات و خدمات آن‌ها آشنا هستند. این اتفاق باعث افزایش اثربخشی تبلیغات، کاهش هزینه‌های پراکنده و تقویت ارتباطات تجاری واقعی خواهد شد. در عمل، مفهوم «دیده‌شدن هدفمند» جایگزین نمایش صِرف شده و بازده سرمایه‌گذاری شرکت‌کنندگان به‌طور ملموس افزایش خواهد یافت.

نکته راهبردی در طراحی این پروژه، فعال شدن دستیار از دو ماه قبل از برگزاری تا چند ماه پس از آن است. همین اقدام، نمایشگاه را از یک رویداد محدود به چند روز، به بستری زنده و پیوسته تبدیل می‌کند. علاقمندان و متخصصان، دو ماه پیش از افتتاح نمایشگاه، فرصت شناخت و انتخاب پیدا کرده‌اند، در خلال نمایشگاه، فرصت کسب اعتماد و تحقق اصلی‌ترین امورات را دارند و پس از پایان نمایشگاه نیز با دسترسی به اطلاعات، امکان پیگیری فرصت‌ها را در اختیار خواهند داشت. این «تغییر در چرخه عمر نمایشگاه»، اولین بار است که در ایران و اکثر کشورها به‌صورت عملی رقم می‌خورد. علاوه بر این، با این نوآوری، یکی از جذاب‌ترین موضوعات روز در پژوهش‌های صنعت نمایشگاهی تا حد مطلوبی تحقق می‌یابد؛ با کمک این دستیار، تجربه‌ی بازدیدکنندگان به‌واسطه‌ی یک «پیش‌نمایشگاه» واقعی و ایجاد آمادگی قبلی، به یک تجربه‌ی اصطلاحاً «شخصی‌سازی‌شده» نزدیک خواهد شد.

یکی از مهم‌ترین دستاوردهای این طرح، ایجاد یک بانک داده‌ی پویا و زنده از رفتار، علایق و نیازهای واقعی مخاطبان، به صورت تجمیعی و غیرشخصی و منطبق بر ضوابط حفظ حریم خصوصی است؛ اطلاعاتی که می‌تواند مبنای تصمیم‌های آینده در برنامه‌ریزی نمایشگاه یا حتی طراحی سیاست‌های صنعتی قرار گیرد. این رویکرد، مفهوم «نمایشگاه داده‌محور» را عینیت بخشیده و مسیر را برای حکمرانی هوشمند در صنعت نمایشگاهی ایران باز کرده است.

از دیگر دستاوردهای این طرح، تحقق یکی از «مسئولیت‌های اجتماعی» کلیدی مراکز نمایشگاهی است. دستیار هوشمند با ارائه اطلاعات تأییدشده، بستری فراهم کرده تا بازدیدکنندگان جویای کار و دانشجویانی که به دنبال فرصت‌های کارآموزی هستند، بتوانند به‌صورت هدفمند با شرکت‌های متقاضی ارتباط برقرار کنند. این قابلیت، نمایشگاه را از یک فضای صرفاً معرفی محصول، به شبکه‌ای پویا از خدمات عمومی، و فرصت‌های انسانی و حرفه‌ای تبدیل کرده و نقش آن را در «توسعه سرمایه انسانی» و «اشتغال تخصصی» پررنگ‌تر ساخته است.

دستیار هوشمند نمایشگاه نفت خوزستان فقط یک ابزار یا پروژه فناورانه نیست، بلکه در وهله‌ اول «زیرساخت ارتباطی و داده‌محور» نمایشگاه نفت و در وهله دوم، نمونه‌ای اجرایی از آینده مدیریت رویداد در ایران است؛ الگویی که می‌تواند در سراسر کشور تکرار شود. این تجربه نشان می‌دهد که با ترکیب نظم اجرایی و فناوری‌های نوین، می‌توان سطح رویدادهای کشور را متحول و اقتصاد نمایشگاهی ایران را وارد عصر داده‌محوری و تحلیل‌پذیری نمود.